Sincro VTiger – MailUp

logo-MailUp

CRM Ready consente di gestire le campagne email direttamente da VTiger CRM. Ecco il funzionamento del connettore VTiger - MailUp per CRM Ready.

NB -  il Connettore VTiger - Mailup è realizzato per operare con un account Mailup ''pulito''. Per l'operatività con account contenenti liste e messaggi già inseriti in precedenza, va prevista un'attività di analisi ed avviamento del modulo, studiata sulla base dei dati esistenti.

ENTITA' LEGATE AL CONNETTORE.

Il connettore VTiger - MailUp comporta la presenza di nuove entità all'interno della struttura del CRM. Le più significative sono:

  • Liste MailUp - corrispondono alle diverse liste di contatti esistenti sull'account MailUp.
  • Iscritti Lista - corrispondono ai singoli indirizzi presenti all'interno delle liste MailUp, ognuno collegato ad un'entità CRM esistente (lead,contatto,azienda ..).
  • Messaggi - corrispondono ai messaggi abbinati a ciascuna lista in MailUp, ognuno riportante le statistiche su click ed aperture.
  • Invii - si tratta di un'entità che riporta le statistiche relative al singolo invio (per singolo invio si intende il messaggio inviato a un destinatario, indifferentemente dal numero di invii effettuati allo stesso).

COLLEGAMENTO DELL'ACCOUNT MAILUP A VTIGER CRM.

Per il collegamento dei due sistemi, è necessario recuperare le credenziali di accesso dell'account MailUp. Una volta ottenute, le stesse andranno inserite all'interno di CRMReady, in questo modo:

  1. Accedere al modulo Liste MailUp, tramite apposita voce sulla barra superiore nell'Home Page di VTiger CRM.
  2. Cliccare sul pulsante configurazione (simbolo della chiave inglese), quindi su [Impostazioni].
  3. Inserire nella maschera che si aprirà nome utente e password relative all'account di MailUp.

Sincro VTiger - MailUp

NB -  l'account MailUp utilizzato per il collegamento dovrà essere di tipo Amministratore. Questo per consentire alla procedura di avere accesso a tutti i dati necessai per la sincronizzazione, senza restrizioni che potrebbero comprometterne il corretto funzionamento.

SINCRONIZZAZIONE DELLE LISTE MAILUP IN VTIGER CRM.

La sincronizzazione tramite connettore VTiger - MailUp delle liste di destinatari avviene in modo automatico. Il sistema preleva i dati delle liste create in Mailup e li importa nel CRM. Nell'apposito modulo [Liste MailUp] potremo quindi vedere le liste importate dal nostro account.
N.B. - La creazione delle liste va effettuata ESCLUSIVAMENTE in MailUp. Da VTiger CRM sarà poi possibile importare nelle liste i contatti desiderati, prelevandoli direttamente dalle entità CRM esistenti, come spiegato più avanti nel manuale.
N.B. - L'eliminazione di una lista in MailUp, comporta l'eliminazione della relativa lista in VTiger CRM. Gli iscritti associati alla lista non verranno eliminati, ma il loro stato varierà in ''eliminato''. Rimarranno quindi a disposizione nel CRM come ''storico'' per eventuali future consultazioni.

Sincro VTiger - MailUp

Possiamo accedere alle liste cliccando sulla voce [Liste MailUp] sulla barra di CRM Ready. Qui sarà possibile visualizzare l'elenco delle liste di destinatari attualmente sincronizzate con l'account MailUp. Tra i campi più importanti:

  • [stato] - indica se la lista è visibile in quanto "creata", quindi esistente in MailUp, oppure se è in stato eliminato ("deleted") in quanto rimossa dall'utente nel portale MailUp e riportata nel CRM solo ai fini di storico.
  • [sincro in corso] - indica se la sincronizzazione della lista è ancora in corso: in caso affermativo, potrebbero esistere dei contatti lista sul CRM non ancora visibili su MailUp (fino a quando la sincronizzazione non viene completata).

Cliccando sulla riga corrispondente a una delle liste, potremo visualizzare il dettaglio della lista, accedendo ad informazioni più dettagliate (descrizione, tipo di lista e quant'altro) prelevate direttamente dall'account MailUp . Grazie alle related list presenti all'interno della singola lista, potremo inoltre facilmente accedere alle informazioni relative ai [destinatari] e ai [messaggi] associati alla lista (parleremo di queste due entità più avanti nel manuale).

AGGIUNTA ISCRITTI AD UNA LISTA

Una volta definita una lista contatti in MailUp ed effettuata la sincronizzazione con VTiger CRM, è possibile utilizzare CRM Ready per aggiungere contatti alla lista, partendo dalle entità esistenti del CRM. E' possibile aggiungere un contatto ad una lista in due modi:

  • DA UNA SINGOLA ENTITA' CRM: una volta entrati nella maschera dettagli di un'entità (lead,azienda,sede/persona), sulla sinistra è possibile visualizzare il widget [MailUp]. Da qui è possibile selezionare dal menu a tendina la lista desiderata, quindi aggiungervi l'entità con il pulsante [Iscrivi].

Sincro VTiger - MailUp

  • TRAMITE CARICAMENTO DA FILTRO: una volta entrati nella maschera dettagli di una lista, fare click sul pulsante [Aggiungi Iscritti]. Si aprirà quindi una maschera in cui si potranno selezionare [lista] a cui iscrivere gli iscritti, [modulo] da cui selezionare i contatti da iscrivere (lead, aziende, sedi/persone) e [filtro] da utilizzare per definire gli elementi da importare.
    Tramite il pulsante [preview] si potrà avere un'anteprima di lead-contatti-sedi/persone che verranno importati, con la voce [importa] si procederà all'aggiunta degli iscritti alla lista prescelta.

Sincro VTiger - MailUp

NB - Sia nell'importazione ''puntuale'' che in quella ''massiva'' verranno scartati gli elementi già presenti nella lista di destinazione (stesso indirizzo mail), con indirizzo non corretto o non valorizzato. I soggetti esclusi dall'importazione verranno segnalati all'utente per poter procedere alle opportune correzioni.

L'aggiunta degli iscritti così come descritto nei due punti soprastanti, si concretizza nel CRM con la creazione di un'entità [destinatario] collegata all'entità lead, sede/persona, azienda e alla [lista] alla quale il lead, sede/persona, azienda viene iscritto. Una volta aggiunti contatti tramite una qualsiasi delle due modalità sopracitate, gli stessi saranno sincronizzati in automatico dalla procedura con il sistema MailUp e gli indirizzi email inseriti nella relativa lista dell'omonimo portale. Se l'utente desidera ''anticipare'' la sincronizzazione per un singolo indirizzo dopo averlo aggiunto ad una lista in VTiger, senza attendere il processo automatico (che viene eseguito una volta al giorno), può utilizzare l'apposito pulsante [sincronizza iscritto] disponibile nel Widget MailUp già citato in precedenza. L'iscritto sarà così sincronizzato per ciascuna delle liste alle quali è associato e i suoi dati subito riportati sul sistema MailUp.

L'eliminazione di un iscritto lista deve essere effettuata dall'account MailUp. Alla sincronizzazione successiva, nei [destinatari] in VTiger, l'iscritto in questione risulterà in stato ''eliminato''. Nel caso a venire eliminata da MailUp sia un'intera lista, i relativi iscritti in VTiger CRM assumeranno lo stato ''eliminato''. Sarà così visibile lo storico degli iscritti eliminati dalla lista, visibili dal modulo [Destinatari] (chiaramente non sarà più possibile richiamarli dalla lista, essendo la stessa non più visibile).

La modifica del campo [email] di lead, aziende, sedi/persone collegate a una o più liste MailUp, comporterà alla successiva sincronizzazione automatica:

  • disiscrizione in MailUp del contatto relativo al vecchio indirizzo mail.
  • variazione in VTiger del [destinatario] corrispondente (contenente la vecchia mail), che passerà allo stato ''variated''.
  • creazione in VTiger di un nuovo [destinatario], contenente la mail aggiornata.
  • creazione in MailUp di un nuovo contatto tra gli iscritti, riportante la mail aggiornata.

Nel caso si voglia sincronizzare manualmente il destinatario dopo la modifica del campo [email], sarà necessario utilizzare l'apposito widget, attraverso il pulsante [sincronizza iscritto].
NB - Non andrà utilizzato il pulsante [iscrivi] in quanto l'iscritto è già iscritto alla lista, anche se con un indirizzo mail obsoleto.

NB - Non è attualmente possibile, al momento dell'iscrizione di un nuovo contatto a una lista (in VTiger), associare al contatto stesso uno dei gruppi presenti nell'account MailUp. Tale operazione andrà eseguita manualmente dall'utente, all'interno del pannello MailUp, nel caso in cui debba effettuare delle selezioni particolari sulla base dei gruppi, prima di effettuare degli invii email.

NB - La sincronizzazione dei destinatari relativi alle liste è monodirezionale, da CRM verso MailUp.
Ogni contatto aggiunto manualmente in MailUp è da intendersi quindi come ''privato'' ed i relativi dati non verranno riportati all'interno del CRM.

MAPPATURA CAMPI PERSONALIZZATI LISTE

In MailUp, è possibile definire dei campi aggiuntivi, validi per tutte le liste, in cui inserire alcune informazioni in merito ad ogni singolo contatto. Grazie al connettore Vtiger - MailUp, sarà possibile gestire e sincronizzare anche questi campi. Per farlo:una volta entrati all'interno del modulo [Liste MailUp] , cliccare sul pulsante [strumenti] (icona della chiave inglese), quindi su [Mappatura Campi].

Qui si potrà definire per ciascun campo personalizzato (in MailUp) il corrispondente campo per Lead, Sedi/Persone, Aziende. In questo modo, aggiungendo un nuovo Lead, sede/persona o azienda ad una lista in VTiger, sarà possibile in fase di sincronizzazione portare anche questi dati all'interno della relativa lista in MailUp. Obiettivo è quello di avere quante più informazioni possibili in MailUp, per una gestione ottimale di filtri, raggruppamenti e selezioni.

Sincro VTiger - MailUp

NB - Per il corretto funzionamento del connettore, raccomandiamo di collegare eventuali campi aggiuntivi MailUp di tipo obbligatorio SOLO ED ESCLUSIVAMENTE con campi CRM ugualmente di tipo OBBLIGATORIO.
In caso contrario, in fase di sincronizzazione, la procedura potrebbe non disporre di tutti i dati obbligatori necessari a creare il destinatario sul sistema MailUp.

NB - Nel processo di sincronizzazione, la priorità viene data ai dati inseriti a CRM. Nel caso in cui un campo mappato venga aggiornato sul CRM ed in MailUp, il processo di sincronizzazione farà prevalere il valore inserito in VTiger, che verrà riportato anche in MailUp.
ES: Mappo il campo [nazione] dei lead con il campo [nazione] in MailUp. Inserisco il Valore ''Italia'' in VTiger, correggo poi il valore in ''San Marino'' dal portale MailUp. Alla prima sincronizzazione, il campo nazione assumerà il valore ''Italia'' per entrambi i sistemi.

NB - Per permettere una mappatura diversa per ciascun tipo di entità CRM collegata a MailUp (azienda, sede o lead), vengono generati in automatico dalla procedura 3 gruppi in MailUp (gruppo Lead, Azienda, Sedi). Tali gruppi vengono ricreati automaticamente in caso di eliminazione accidendale da parte dell'utente, consigliamo in ogni caso di non eliminare-variare tali gruppi, per garantire il corretto funzionamento del Connettore.

MESSAGGI ED INVII

Definite e sincronizzate le liste ed i relativi contatti tra MailUp e VTiger CRM è possibile pianificare l'invio delle campagne di mailmarketing. La definizione dei messaggi e del relativo contenuto va effettuata tramite l'account MailUp, così come l'invio mail massivo ai destinatari. Obiettivo è quello di sfruttare i server messi a disposizione da MailUp, appositamente concepiti per l'invio massivo, anzichè collegare un server di posta ''tradizionale'' a VTiger CRM, operazione che potrebbe facilmente far incorrere l'utente in blocchi e regole antispam.

Il connettore VTiger - MailUp sincronizzerà in automatico i messaggi esistenti in MailUp per ciascuna Lista, rendendoli visibili all'interno del modulo [Messaggi], raggiungibile dalla barra superiore di CRM Ready. Da questo modulo, l'utente potrà monitorare le statistiche relative ad ogni messaggio (aperture, click, desiscrizioni e quant'altro), costantemente sincronizzate con l'account MailUp.

Sincro VTiger - MailUp

Potrà inoltre verificare i dati e le statistiche relative a ciascun singolo invio, raggiungibili:

  • dall'apposito modulo [Invii], raggiungibile cliccando sull'omonimo pulsante all'interno della barra superiore di CRM Ready.
  • dal Messaggio stesso, una volta entrati nella visualizzazione dettagli, cliccando sulla voce [invii] all'interno del menu di destra.
  • dal singolo Lead, Sede/Persona, Azienda, una volta entrati nella visualizzazione dettagli, cliccando sulla voce [invii] all'interno del menu di destra.

Per invio, si intende ogni spedizione di un singolo messaggio effettuata dal sistema MailUp verso il singolo destinatario.
ES: Ho il messaggio A, che voglio inviare ai miei destinatari 1,2,3,4. Effettuato l'invio del messaggio, otterrò 4 invii (uno per ciascun destinatario, ciascuno relativo al messaggio A). Dal menu dettagli di ciascuno dei quattro contatti sul CRM (siano essi lead, sedi/persone o aziende), potrò accedere al relativo invio, visualizzandone tutte le statistiche.

NB - In MailUp è possibile inviare lo stesso messaggio, allo stesso destinatario, più volte. L'entità invio raccoglie le statistiche relative a TUTTI gli invii di quello specifico messaggio verso quello specifico destinatario.
ES: Due giorni dopo l'invio di cui all'esempio precedente, spedisco nuovamente il messaggio A ai destinatari 1 e 3. L'entità invio relativa a questi destinatari conterrà anche le statistiche relative a questa seconda spedizione.

L'utente quindi potrà visualizzare direttamente su CRM Ready i dati relativi alle statistiche e all'esito delle campagne mail.

NB - i dati dei messaggi e dei relativi invii risultano dalle statistiche rilevate da MailUp e non sono pertando modificabili dall'utente.

FLUSSI DI SINCRONIZZAZIONE - FLUSSO OPERATIVO

Per un corretto utilizzo del connettore CRM MailUp, si raccomanda di attenersi al seguente flusso operativo:

  1. Creazione di una nuova lista [esecuzione tramite account MailUp];
  2. Sincronizzazione dati lista da MailUp al CRM [eseguita in automatico dal sistema];
  3. Aggiunta iscritti alla lista, tramite aggiunta puntuale o aggiunta massiva [esecuzione tramite CRM];
  4. Sincronizzazione degli iscritti lista da CRM a MailUp [eseguita in automatico dal sistema];
  5. Creazione ed invio della Campagna Mail [eseguita tramite account MailUp];
  6. Sincronizzazione dati Messaggi, Invii e relative Statistiche [eseguita in automatico dal sistema];
  7. Monitoraggio statistiche relative alle Campagne [eseguito indifferentemente da CRM e/o Mailchimp];

Le sincronizzazioni di dati tra CRM e MailUp attualmente previste sono:

  • SINCRO TESTATE LISTE e MESSAGGI (In esecuzione automatica ogni ora).
  • SINCRO DESTINATARI LISTE (In esecuzione automatica una volta al giorno).
  • SINCRO INVII e STATISTICHE (In esecuzione automatica una volta al giorno).